Автоматизация торговли предусматривают использование на торговом предприятии специализированных POS-систем вместе с оборудованием – нефискальным и фискальным, таким как регистраторы расчетных операций (РРО). Последние не только фиксируют факт продажи и предоставляют клиенту чек о покупке, но и передают данные о проданном товаре на сервер налоговой службы. Для упрощения учета товарных операций и избавления от бумажной волокиты Верховной Радой Украины был принят законопроект №1053 об использовании электронного РРО вместо классических кассовых аппаратов. Проданный товар фиксируется в программном обеспечении, а покупателю предоставляется электронный чек. 

В этой статье мы решили более подробно рассказать о системе электронных чеков, о ее возможностях и кто ее должен использовать.

Что такое электронный чек

Электронный чек – это аналог бумажного чека в цифровой форме, который может быть предоставлен покупателю в виде QR-кода или файла pdf. Покупателю не нужно будет хранить тонны бумажных чеков, которые может быть пригодятся, а возможно и нет. Вся нужная информация находится на его смартфоне - в смс, мессенджерах или на почте.

Для чего нужен электронный чек

Внедрение электронного чека предполагает еще одну ступень на пути к более технологическому и комфортному ведению учета, особенно в условиях все большей диджитализации многих сфер бизнеса. В качестве электронных РРО будут использоваться ПК, планшеты или смартфоны, на которые нужно установить систему для автоматизации торговли.

Как зарегистрировать РРО в Украине - инфографика

В сентябре 2018 года Государственная фискальная служба (ГФС) запустила пилотный проект E-Receipt. Проект предполагает установку на ПК или мобильное устройство специальной программы, которая фиксирует продажи на торговой точке и отправляет данные на сервер ГФС. Система электронных чеков в Украине находится на стадии тестирования, поэтому полноценно использовать программные РРО возможно только через полгода после вступления в силу закона №128 о применении регистраторов расчетных операции, т.е. с 19 апреля 2020 года. 

Однако это не значит, что предприниматель, работающий на обычном кассовом аппарате, должен использовать программный РРО – электронные чеки можно использовать параллельно. Система внедряется для того, чтобы упростить формальности и создать более гибкий механизм для украинского бизнеса.

Для ФОПов, которые на сегодняшний день не используют фискальную технику, переход на электронный кассовый чек – это прекрасная альтернатива дорогостоящему кассовому аппарату, цена которого может варьироваться от 4 до 20 тыс. грн.

Преимущества использования системы электронных чеков в Украине - инфографика

Преимущества использования электронного кассового аппарата для ФОП:

  • экономия времени. Предприниматель будет избавлен от походов в органы ГФС и Центры сервисного обслуживания, где нужно оформлять значительное количество документов. Достаточно пройти оnline-регистрацию программного РРО через электронный кабинет ГФС. Устройство будет зарегистрировано в течение 1 дня;
  • экономия денег. Владельцы бизнеса смогут сэкономить деньги на расходные материалы и техническое обслуживание фискальной техники;
  • внедрение системы лояльности для покупателей. Использование электронного чека вместо бумажного дает возможность лучше узнать своего покупателя. На основе данных о покупках и предпочтениях клиента, ритейлер может сформировать для него персонализированные предложения и, вместе с электронным чеком, отправить дополнительную информацию или специальные предложения, тем самым, увеличивая лояльность клиента к своему бренду. 

Как отправить электронный чек покупателю

Для того, чтобы отправить чек покупателю в электронном виде, у продавца должен быть номер телефона клиента или email. После того, как кассир закрывает электронный фискальный чек и он фиксируется в системе ГФС, в POS-системе генерируется QR-код, который можно отправить клиенту в смс, мессенджеры или на электронную почту. 

Где можно проверить электронный чек

Данные о товарном фискальном чеке доступны не только продавцу, но и покупателю — их можно просмотреть на сайте электронного кабинета плательщика в разделе «Реестры» – «Поиск фискального чека». Для поиска чека, который был выдан РРО, нужно заполнить поля с фискальным номером (ФН), датой и временем. Для поиска фискального чека в электронном виде необходимо ввести его номер (ID) и дату выдачи.

Кстати сказать, клиент, который совершил покупку от 100 грн. и выявил на сайте в электронном кабинете, что чек не передан в налоговую службу, имеет право получить «кэшбэк» в размере 100% стоимости товара. Это регламентируется законом №1073, который вступит в силу с 1 октября 2020 года. 

Электронный чек в виде QR-кода - фото

И, напоследок стоит отметить, что для автоматизации розничной торговли не достаточно просто отправить электронный чек в налоговую. Для полноценного учета на торговой точке владельцу важно видеть информацию о количестве товарных остатков, прибыли и расходах. Поэтому для комплексной автоматизации торговли нужна POS-система, которая содержала бы такую аналитику, чтобы в дальнейшем предприниматель смог создать стратегию развития и масштабирования своего бизнеса.